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行政公告 檢送花蓮縣教育雲端帳號(OpenID)使用說明與注意事項暨申請移轉資料說明，請查照。
一、依據行政院 106 年 1 月 12 日院臺護字第 1050190287 號函辦理。
二、花蓮縣政府教育處所屬教職員生均應透過校務系統產生的「花蓮縣教育雲端帳號(花蓮縣 OpenID ; Email : xxxx@hlc.edu.tw )」。
三、花蓮縣公務帳號使用說明暨注意事項 :
- 花蓮縣政府教育處（以下簡稱本處）配合花蓮縣教育雲端帳號推廣使用及確立花蓮縣教育雲電子郵件（以下簡稱本系統）之功能定位，並讓使用者了解使用相關規定。
- 本縣透過校務系統產生的「花蓮縣教育雲端帳號(舊稱花蓮縣 OpenID)」及花蓮縣教育雲電子郵件「花蓮縣 OpenID@hlc.edu.tw」僅供花蓮縣政府教育處所屬教職員生使用，喪失身份後(縣轄所屬國中小學生轉學至外縣市、國中升高中職(縣屬體中例外)；教職員離職到外縣市、退休)，將無法通過教育部教育雲端認證服務。建議於離職或退休前三個月進行資料轉移，本縣不再提供服務。
- 花蓮縣教育雲電子郵件採用 Google 公司所提供之 Google Workspace for Education Fundamentals 版本，一切功能變更與使用說明皆以 Google 公司為主。
- 功能定位：個人專用電子信箱，做為個人電子訊息傳遞之用，由個人自行處理。
四、帳號異動：本縣轄所屬教員生教育雲端帳號透過校務系統進行連動。
- 教職員：由人事提供人員到職、離職人員名單-->具備管理校務系統(全誼)「人事資料管理」模組之管理人員負責校務系統帳號之維護(新增、修改、刪除)。
- 學生：由具備校務系統(全誼)「學籍管理、異動管理」模組之管理人員負責建置或接收、異動學生資料。
五、信箱使用說明 :
- 儲存空間：依 Google 政策調整，目前花蓮縣(hlc.edu.tw)全縣「教職員生」共用 100T 硬碟空間。
- 資料儲存：由 Google 伺服主機處理，本縣不負責保存任何資料。
- 下載之信件資料，信件資料由使用機關（單位）或個人自行妥善管理。
- 內容限制：機密性資料及文件，不得用「非公務電子郵件」傳送或其他電子方式(Line 、 FB...等相關通訊軟體)傳送。
- 帳號查詢：連線至本府「花蓮縣單一帳號管理平台」（ https://sso.hlc.edu.tw）查詢。
- 密碼修改：建議教職員至少每半年必須更改一次，修改時由使用者自行連線至本府「花蓮縣單一帳號管理平台」（ https://sso.hlc.edu.tw ）。登入後修改。
五、學生未在國中畢業前或教職員工離職前內申請轉移，可透過下方申請將本縣教育帳號資料移轉至個人 Google 帳號 :
- 國中畢業生於九月後不存在於各國中校務系統，因 google 登入尚有 cache 在，將逐漸無法登入，如有重要資料，請於畢業前儘早移轉，若暫無新 gmail 信箱，可於高中職開學後，填寫申請單，並且於收取通知信後一週內移轉
申請單連結： https://rehlc.cc/hlc-takeout
六、 Google 提供(@hlc.edu.tw)雲端空間只有 100T ，經查本縣雲端空間使用量已達 132T ，因此前幾年已協助各校申請各校獨立網域 Google Workapce for Education Fundamentals 申辦成功後，學校網域(xxps.hlc.edu.tw)自己獨有 100T 硬碟空間(但空間大小依 Google 解釋改變.........)，學校管理員可自己管理校內帳號。
七、學校 Google 獨立網域(xxps.hlc.edu.tw)為學校公用資訊資產，管理員應為校內資安長與資訊教師共同擔任，並協助校內帳號建立、雲端硬碟使用，不得任意停權帳號及停用雲端硬碟空間，「不得影響他人生活及其他共同使用者之權益」為原則。